Problém: Excel jako CRM nestačí
Jeden z našich klientů – firma zabývající se prodejem průmyslového vybavení – vedla veškerou evidenci zákazníků v Excelu. Objednávky chodily emailem, stavy zakázek se přepisovaly ručně a přehled o aktivních zákaznících chyběl úplně. Každý týden trávil obchodní tým přes 10 hodin manuálním přepisováním dat.
„Věděli jsme, že to není správně. Ale nechtěli jsme platit za velký SaaS CRM, který by firmě byl velký. Potřebovali jsme jednoduché řešení na míru."
Analýza potřeb před vývojem
Před zahájením vývoje jsme strávili dva dny analýzou stávajících procesů. Výsledkem byl jednoduchý seznam skutečných potřeb:
- Evidence zákazníků s historií kontaktů
- Správa zakázek (stav, termín, odpovědná osoba)
- Automatické notifikace při změně stavu zakázky
- Import dat ze stávajícího Excelu bez ztráty dat
- Přístup pro 3 uživatele – bez per-user poplatků
Klíčové zjištění: nepotřebují komplexní pipeline, forecasting ani integrace se CRM tržištěm. Potřebují jednoduchost a rychlost.
Navržené řešení
Vytvořili jsme webovou aplikaci postavenou na:
- Frontend: HTML/CSS/JS (vanilla) + Alpine.js pro reaktivitu
- Backend: n8n jako workflow engine + Airtable jako databáze
- Notifikace: automatické emaily přes n8n při změně stavu zakázky
- Auth: jednoduchý PIN-based přístup (firma nepotřebuje SSO)
Průběh implementace
Import dat z Excelu
Pomocí vlastního Python skriptu jsme převedli existující Excel tabulky (3 soubory, přes 2000 řádků) do Airtable databáze. Duplicity byly automaticky odstraněny, datové typy normalizovány.
Vytvoření CRM frontendu
Jednoduchý a přehledný webový interface s tabulkovým výpisem zákazníků, detailem zakázky a formulářem pro přidání záznamu. Celé UI do 2 dnů vývoje.
n8n workflow pro automatické notifikace
Při změně stavu zakázky na „Čeká na dopravu" nebo „Dokončeno" se automaticky odešle email zákazníkovi. Celkem 4 workflow automatizace za cca 4 hodiny nastavení.
Testování a zaškolení
Dvouhodinové zaškolení přes video call. Firma začala systém používat naplno druhý týden po spuštění.
Výsledky po 3 měsících
Po třech měsících provozu jsme s klientem provedli retrospektívu. Výsledky předčily očekávání:
- 10,5 hodiny ušetřeno týdně jen na přepisování dat
- Nulové chybovství při přiřazování zakázek (dříve cca 3 chyby měsíčně)
- Zákazníci spokojenější – proaktivní notifikace oceňovali
- ROI do 2 měsíců od spuštění, jednoduše z ušetřeného času
Chcete taky digitalizovat firemní procesy?
Analyzujeme váš stávající workflow a navrhneme nejefektivnější řešení.